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PMOは主にIT業界を中心にプロジェクトマネジメント管理及び支援のためはじまり、そして今や大企業であれば業種を問わず組織発展の為に設置をすることが一般的となってきました。ではこちらのPMOという言葉の意味や役割についてご存知でしょうか。PMとPMOの違いを求められると役割が重なる部分も多く存在する為、説明となると頭を悩ませる方が多いことでしょう。こちらの記事ではPMOの役割や種類、PMとの違いなとを簡単に解説していきます。
『組織におけるプロジェクトマネジメントを統括・管理・サポートするための部門』
PMOとはProject Management Office（プロジェクトマネージメントオフィス）の略語です。PMOは組織における様々なプロジェクトを統括、管理、サポートするために存在します。主な役割としてプロジェクトマネジメントの支援、仕組化、環境整備、人材の育成などが挙げられます。
大企業を中心に複数のプロジェクトを抱える組織に設置される場合が多く、近年PMOをアウトソーシングするという手段を選ぶことも増えてきました。PM（プロジェクトマネージャー）との違いについて迷われがちですが、PMOはPMの補佐役に位置づきます。PMOには種類が存在し、PMOアドミニストレータ、PMOエキスパート、PMOマネージャーなどが存在します。
PMOの役割について見ていきましょう。
プロジェクトマネジメントにおいて情報の可視化はとても重要です。多くの組織がこの情報の可視化に課題を抱えております。可視化の対象として進捗管理、スケジュール管理、課題管理、リスク管理、予算管理など他にも数多く挙げられます。これらの管理プロセスを正しくセグメントし、その組織において可視化すべき情報を整理していきます。可視化を実施することでプロジェクトにおける問題点や再現性を持たせるべきノウハウの抽出が容易となり情報を資産化することができます。
プロジェクトマネジメントにおけるリソースやコストの調整という役割を持ちます。システム開発を例にする場合、主なリソースやコストの対象となるのは人材です。この場合に『人材の役割と配置』『人材の稼働状況』『非稼働人材の業務割当』などの把握と調整が役割として挙げられます。貴重なリソースであり、一番大きなコスト対象となる『人材』については管理の重要性が非常に大きいため状況把握を常にしておかなければなりません。
プロジェクトマネジメントにおける人事及び教育という役割を持ちます。人事については採用計画及び採用進捗管理、さらには人事制度構築などが挙げられます。教育については人材の研修制度構築や研修の実施、さらにはキャリアパスの策定などが挙げられます。
プロジェクトマネジメントにおける仕組化という役割を持ちます。この仕組化についてプロジェクトマネジメントにおいて最も重要と言われております。仕組化とは第三者を問わず再現性の高い業務を実現出来るようにプロセス、環境を整備することを意味します。仕組化を行うことで誰もが一定以上の水準で結果を出すことができるようになります。プロジェクトの可視化によって浮き彫りになった数々の課題や再現性を持たせるべきノウハウをどれだけ網羅的に仕組化することが出来るかが高次元のプロジェクトへの成長の鍵を握ります。
PMOの種類について見ていきましょう。
PMOアドミニストレータとはPMOにおける事務担当を位置づけます。ここではプロジェクトにおける一般的な事務処理を支援する作業が中心です。主な仕事内容として書類作成、人事労務管理、外注管理、経費管理などが挙げれます。プロジェクトの作業環境の整備などプロジェクトメンバーが円滑に業務を遂行出来るようするべく存在します。
PMOエキスパートとはPMOにおける戦略担当を位置づけます。ここではPMOアドミニストレータによって収集された情報を用いて、分析、戦略立案、仕組化をするという作業が中心です。またプロジェクトに必要なツールの導入や開発など、PMOの中でも幅広い業務を扱う必要があることから経験とスキルが必要とされております。
PMOマネージャーとはPMOにおけるPM補佐担当を位置づけます。PMがプロジェクトマネージャーを表しますが、PMOマネージャーはPMO部隊のマネージャーとなります。PMO部隊の戦略立案や、管理・教育、予算の策定、管理などが作業の中心です。PMOマネージャーは３つの種類の中でも最上位に位置し、部隊が円滑に業務を遂行するように牽引する役割を持ちます。
PMOに必要なスキルについて見ていきましょう。
組織におけるプロジェクトマネジメントを統括・管理するための部門であるPMOにおいて必ず必要となるスキルがマネジメント能力です。主なマネジメント能力の要素として問題発見・解決、進捗管理、コーチングなどが挙げられます。担当するプロジェクトの成果はPMOのマネジメント能力に左右されるといっても過言ではないでしょう。
様々なプロジェクトの支援に回るPMOにおいてコミュニケーション能力は欠かせないスキルです。現場へのヒアリング、進捗管理、人事・教育など多くの業務が対人関係を要するものです。必要に応じてプレゼンテーションを行う場面に出くわすこともあります。正しくプロジェクトの状況を把握し、問題発見・解決、そして教育などを遂行するにあたって高い効果をもたらすにはコミュニケーション能力を必要とします。
PMOという職種は資料作成や議事録の作成など様々な文書作成の機会が数多く存在します。第三者が文章を読んだ際に書いてある内容が正しく理解出来るように丁寧に作成する文章力を持ち合わせる必要があります。また文書を作成する際に使用するWordやExcel、PowerPointといったMicrosoft Officeのソフトを各種マスターする必要があります。
PMOという職種はシステム開発に携わるプロジェクトを支援する場面が非常に多いです。この場合、IT業界やシステム開発に関する一般的な知識を兼ね備えておくことでPMやプロジェクトに関わるメンバーと円滑に意思疎通を図ることができます。システム業界は特に横文字が数多く存在するため、専門用語に関する知識が乏しいとエンジニア間の会話の内容に付いていくことが出来ずプロジェクトをサポートすることが非効率となってしまいます。最低でもITパスポートなどのシステムにまつわる一般常識を証明するための検定などは所持しておくようにしましゅう。
PMOとPMにおける大きな違いはプロジェクトの責任者として牽引し管理する側（PM）とそれをサポートする側（PMO）となります。簡単に説明するならば責任者（PM）と補佐（PMO）といえます。PMはプロジェクトの達成のために必要な予算や期間・人員などの計画及びプロジェクトの管理を行います。PMOはそれに対しプロジェクトが円滑に進むようにPMを補佐する縁の下の力持ちとなります。そのためプロジェクトにおいてPMの下にPMOが位置づいております。一方で仕事内容に視点を向けるとPMとPMOは親しい内容となっております。
| PM | PMO | |
| 違い | 責任者 | 補佐 |
PMOを理解する為に役割や種類、PMとの違いなどを簡単に解説させて頂きました。PMOを一言で表すと『組織におけるプロジェクトマネジメントを統括・管理するための部門』です。またPMとの違いにについて問われた場合、「プロジェクトの責任者として牽引し管理する側がPMで、それをサポートする側がPMO」と説明すれば問題ないでしょう。PMOについてこちらの記事で記載されている最低限の内容は理解しておくようにしましょう。
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