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領収書・レシートを保管する意味や期間とおすすめの保管方法を解説

領収書・レシートを保管する意味や期間とおすすめの保管方法を解説

最終更新:2021/10/13 投稿:2019/10/31
領収書・レシートを保管する意味や期間とおすすめの保管方法を解説

今回は領収書・レシートを保管する意味や期間、おすすめの保管方法について解説させて頂きます。フリーランスとして活動していく場合、毎年確定申告で帳簿を付ける必要があります。帳簿付けの際に必要な領収書・レシートを、最適な方法で管理・保管することで、確定申告の作業や、その後最低5年間の保管期間もリスクを抑えて管理することができます。

領収書・レシートを保管する意味

領収書・レシートの概要、保管する意味や保管期間について解説させて頂きます。
事業をしていく上で、頻繁に受け取る領収書やレシートですが、これらにはどのような意味があるのでしょうか。また法律で定められている保管期間はどれくらいなのか、詳しく見ていきましょう。

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領収書・レシートとは

領収書・レシートとは、商品やサービスの代金を受け取る際に発行される書類です。これらの書類は「証憑書類」と呼ばれており、金銭のやりとりの証明となります。帳簿をつける際に必要となるこれらの書類は、記帳した後も、しばらくの期間保管しておく必要があります。

領収書・レシートの保管期間

フリーランスの方の領収書・レシートの保管期間は所得税法で定められており、確定申告を青色申告・白色申告どちらで行うかによって、保存期間が異なります。

青色申告の保管期間
7年間(前々年の所得が300万円以下の場合は5年間)

青色申告の場合、領収書・レシートは「現金預金取引等関係書類」となり、その保管期間は7年間となります。前々年の所得が300万円以下の場合は、5年間とされています。

白色申告の保管期間
5年間

白色申告の場合、領収書・レシートの保管期間は5年間です。以前は事業所得が300万円以下であれば領収書・レシートの保管義務がなかったため、それが理由で低所得フリーランスの方の中には、白色申告を選択していたという方がいると思います。

青色申告/白色申告の違いとメリットデメリットについてはこちら>>

領収書とレシートの違いについて

領収書とレシートの違いについて解説させて頂きます。
一般的に領収書はこちらから必要である旨を伝え、宛名(会社名や個人名)と金額が記載されている書類のことを指します。一方でレシートは商品やサービスを受けた時に、特に必要である旨を伝えなくとも受け取ることができ、金額や購入した商品の内訳、購入した日付などが詳細に記述されている書類を指します。
経費精算の際に「領収書」でなくてはならないという印象を持っている方がいらっしゃるかもしれませんが、実はそうでないケースもあるのです。そもそも経費精算の際に必要となる領収書の定義は、「金銭または有価証券の受理を証明するために作られた受取書」とされており、お金を支払ったことの証明ができれば目的を満たすことができます。

つまり「取引の年月日」「取引相手の名前」「取引の金額」「購入した品物の名前」の記載があれば、レシートであっても経費精算に利用することができます。
逆に、領収書の場合だと購入した商品やサービスの内訳が見えづらくなる場合が多いため、信頼性の観点ではレシートの方が適しているという意見もあります。

領収書・レシートを管理する方法

領収書・レシートを管理する方法を紹介させて頂きます。
最低でも5年の保管義務がある領収書・レシートは、自分で定めたルールに則ってしっかりと管理していく必要があります。自分が管理しやすい方法を選択することをおすすめします。今回は紙で管理する方法と電子データで管理する方法の2通りを紹介させて頂きます。

紙で管理する

紙で領収書・レシートを管理する方法としては、封筒にまとめておく、ノートに貼り付けておく、ファイリングしておくなどの方法があります。一枚一枚は薄くて小さな書類ですが、1年間積み重なるとかなりの量になります。適切な方法で管理を行わないと、後から大変なことになってしまうので、日頃から整理しておくことが必要でしょう。紙で管理するメリットは以下の通り。

紙で管理するメリット
・無料で管理することができる
・機械に疎くても管理ができる

電子データで管理する場合、ソフトの利用料がかかりますが、紙で管理する場合は、封筒やノートの購入費を除けば、基本的に無料で管理することができます。フリーランスでそこまで収支のやりとりが多くない場合は、有料のソフトを使用するより、紙で管理する方法を習得した方が適しているという意見もあります。また電子管理は多少なりともパソコンやソフトの使い方がわかっていないと、苦労する場合があります。その点、紙での保管であれば、難しいことは無いでしょう。

電子データで管理する

電子データで領収書・レシートを管理する方法としては、各社が提供している領収書データ保管サービスを利用して保管する方法になります。スマートフォンのカメラで領収書・レシートを撮影し送信するだけで保管できるという簡単さを売りにしているソフトも存在します。電子データで管理するメリットは以下の通り。

電子データで管理するメリット
・紛失の可能性が低い
・管理業務の効率化
・見返す作業が楽

紙で管理している場合、いくら自分で気をつけていても、水害、火災、盗難など、様々な環境要因で紛失してしまう可能性があります。その点、電子データで保管しておけば、紛失の可能性が限りなく低く、データを削除してしまった場合でも、バックアップを作成しておけば、データ紛失のリスクを最低限に抑えることができます。また、領収書・レシートを追加する際や後から見返す際など、保存・管理の業務の効率化がはかれるのも、電子データで保管するメリットと言えます。

領収書・レシートを紙で管理するテクニック

領収書・レシートを紙で管理するテクニックを紹介させて頂きます。
電子データで管理する場合は、便利なソフトを選べば後は使用手順に沿って利用していくだけですが、紙で管理する場合には、様々な工夫をすることで、トラブルを防ぎ、効率よく管理することができます。

領収書・レシートは財布に溜めずにすぐに仕分けする

領収書やレシートを財布に溜め込んでしまっている方は、すぐに財布から出して、適切な保管方法で仕分けを行う癖をつけることをおすすめします。自宅や事務所のデスク上に領収書BOXのような物を作っておき、毎日もしくは数日おきに、そこへ領収書・レシートを貯めておき、1ヶ月ごとに封筒に仕分けする方法がおすすめです。

領収書・レシートの分類方法

重要なのは最初にどの分類方法で領収書・レシートを保管するかを決めておくことでしょう。最初にルールさえ決めてしまえば、そのルールに従って仕分けをしていけば良いのです。おすすめの分類方法は以下の通り。

領収書・レシートおすすめの分類方法
・使用月ごとに分類する
・項目ごとに分類する
・取引先ごとに分類する

一番わかりやすく初心者向けなのが「使用月ごとに分類していく方法」でしょう。開業したてや売上規模が大きく無いフリーランスの方にはこちらの方法をおすすめします。
「項目ごとに分類する方法」や「取引先ごとに分類する方法」は少し上級者向けで、項目や取引先ごとにコスト管理をしたり、それを元に無駄なコストをカットしたりと、領収書・レシートから得られる情報を活用したい方にはおすすめしたい方法になります。

まとめ

領収書・レシートを保管する意味や期間、おすすめの保管方法について解説させて頂きました。紙で保管する方法も電子データで保管する方法も、どちらもメリットがあるため、年間の売上規模や、社員を雇用する予定の有無などによって、最適な方法を検討するのが良いでしょう。また途中で保管方法を変更すると、後から見返す際にわかりづらくなってしまうため、最初にルールと方法を定めてしまうことをおすすめします。

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